Datenschutzerklärung für Bewerber:innen

Der Schutz deiner personenbezogenen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir dich darüber aufklären, wie und in welchem Umfang wir im Rahmen des Bewerbungsprozesses personenbezogene Daten im Einklang mit der Verordnung (EU) 679/2016 – Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“), dem Bundesdatenschutzgesetz („BDSG“) und anderen anwendbaren Datenschutzvorschriften verarbeiten.

Diese Datenschutzerklärung betrifft alle, die sich bei der ada Learning GmbH (im Folgenden auch „uns“, „wir“) bewerben oder Interesse an einer Stelle zeigen. Sie gilt für interne Bewerber:innen und Interessent:innen sowie für diejenigen, die als Freiberufler:innen oder freie Mitarbeiter:innen für uns tätig werden möchten.

„Personenbezogene Daten“ in diesem Sinne sind alle Informationen, mit denen man einen Bezug zu einer Person herstellen kann. Beispielsweise aufgrund bestimmter Merkmale, die einen Rückschluss auf die Identität zulassen (z. B. die Zuordnung einer IP-Adresse zu einer bestimmten Person durch Abfrage des Anschlusses bei einem Internet Service Provider). Den Begriff der personenbezogenen Daten verwenden wir in dieser Datenschutzerklärung so, wie er in Art. 4 Nr. 1 DSGVO definiert ist.

Diese Datenschutzerklärung ist auch unter https://www.join-ada.com/about-us/privacy-policy in der jeweils aktuellen Fassung abrufbar.

Verantwortliche Stelle sind wir, die

ada Learning GmbH

Graf-Adolf-Platz 15

40213 Düsseldorf

Deutschland

E-Mail: hello@join-ada.com

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Unsere Datenschutzbeauftragte, die

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Clandestine GmbH
Dornberger Straße 27
33615 Bielefeld
www.clandestine.de

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erreichst du per Post unter der o.g. Anschrift, oder per E-Mail unter: privacy@join-ada.com.

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses werden die folgenden Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:

• Namen, Kontaktdaten (Anschrift, Telefon, E-Mail-Adresse) und sonstige persönliche Daten (z.B. Geburtsdatum) von Bewerber:innen und Interessent:innen.
• Die von den Bewerber:innen und Interessent:innen zur Verfügung gestellten Unterlagen (wie Anschreiben und Lebenslauf) und die darin enthaltenen personenbezogenen Daten.
• Social-Media-Profile.

Hierbei können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden (Art. 9 DSGVO). Das sind beispielsweise Daten, aus denen die Gesundheit, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen.

Dies ist insbesondere bei freiwilligen Angaben in einer Bewerbung zur Religion oder einer Gewerkschaftszugehörigkeiten oder bei freiwilliger Übersendung von Fotos, aus denen sich der Gesundheitszustand ergibt (z.B. Brillenträger:in) der Fall.

Wir verarbeiten die oben angegebenen personenbezogenen Daten während des Bewerbungsprozesses. Diese Verarbeitung ist nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG zulässig.

Soweit wir öffentlich zugängliche Quellen – wie Social-Media-Profile – einsehen, dient dies ebenfalls der Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG). Wir achten darauf, nur Daten zu erheben, die auch für die Begründung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses relevant sind. Hierbei greifen wir in aller Regel auf berufliche Social-Media-Profile (z.B. XING, LinkedIn) oder Websites, die mit der Beschäftigung, die Sie bei uns anstreben, in Bezug steht (z.B. Websites Ihrer aktuellen Arbeitgeber oder Ihre eigene Website, v.a. wenn Sie sich als Freelancer/in bei uns vorstellen) zurück.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir entweder

• Auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO);
• Weil die Verarbeitung erforderlich ist, damit wir die uns aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erwachsenden Rechte ausüben und unseren diesbezüglichen Pflichten nachkommen können (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO);
• Weil Sie diese offensichtlich öffentlich gemacht haben (Art. 9 Abs. 2 lit. e DSGVO).

Indem du deine Daten bewusst teilst, stimmst du in der Regel der Verarbeitung zu.

Für den Fall, dass wir keinen Arbeitsvertrag mit dir eingehen können und du mit der weiteren Speicherung der Bewerbung einverstanden bist (siehe hierzu Näheres unter VII.), verarbeiten wir deine personenbezogenen Daten auf Grundlage deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a, Art. 7 DSGVO).

Die von uns erhobenen Daten erhalten wir in der Regel von euch, den Bewerber:innen bzw. Interessent:innen. Es kann vorkommen, dass wir eure Daten von Dritten, z.B. aus öffentlich zugänglichen Quellen, wie Social-Media-Profilen erhalten.

Du bist nicht verpflichtet, uns deine personenbezogenen Daten mitzuteilen. Tust du dies nicht, können wir den Bewerbungsprozess gegebenenfalls nicht durchführen.

Im Rahmen des Bewerbungsprozess erfolgt gegebenenfalls die Weitergabe personenbezogener Daten an interne und externe Dritte. Interne Empfänger sind die Personalsachbearbeiter:innen und mögliche künftige Kolleg:innen, die am Bewerbungsprozess aktiv beteiligt sind. Hierbei achten wir darauf, dass insbesondere zukünftige Kolleg:innen keine sensiblen Daten aus den Bewerbungsunterlagen einsehen können (z.B. Zeugnisse).  

Wir setzen außerdem mehrere externe IT-Dienstleister ein, um unsere IT-Infrastruktur zu betreiben. Hierbei handelt es meist um Auftragsverarbeiter. Wir haben entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten insoweit nur im Auftrag und auf Weisung verarbeitet werden.

Teile der Datenverarbeitung können in Ländern außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden (sog. „Drittländer“). Personenbezogene Daten werden nur dann in Drittländern verarbeitet, wenn eine der folgenden Voraussetzungen vorliegt:

• Es liegt ein Angemessenheitsbeschluss für das jeweilige Drittland vor.
• Wir haben EU-Standardvertragsklauseln mit dem jeweiligen Partner geschlossen.
• Es gibt eine andere geeignete Garantie (z.B. Zertifizierung unten dem EU US Data Privacy Framework für Datenempfänger in den USA).

So stellen wir sicher, dass für ein angemessenes Datenschutzniveau bei der Verarbeitung gesorgt wird.

Wir speichern deine personenbezogenen Daten nur so lange, wie es zwingend erforderlich ist. Sobald dies nicht mehr der Fall ist, werden personenbezogene Daten anonymisiert oder gelöscht.

Wenn ein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt, werden wir die Unterlagen für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses in der Personalakte speichern. In diesem Fall gilt die Datenschutzerklärung für Beschäftigte, die wir Ihnen spätestens mit der Begründung des Beschäftigungsverhältnisses zur Verfügung stellen.

Wenn du uns deine ausdrückliche Einwilligung erteilst (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), bewahren wir deine Bewerbungsunterlagen, wenn kein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt, auch nach Ablauf des Bewerbungsverfahrens für maximal sechs Monate auf. Damit wir bei künftigen passenden Stellenangeboten auf Sie zukommen können. Diese Einwilligung kannst du auch zu Beginn des Bewerbungsprozesses erteilen, beispielsweise wenn du in deinem Anschreiben explizit darum bittest, die Bewerbung auch für künftige Stellenangebote zu berücksichtigen.

Nach den Regelungen der DSGVO hast du das Recht,

• Auskunft darüber zu verlangen, welche personenbezogenen Daten (z.B. Name, Anschrift usw.) über dich gespeichert sind (Art. 15 DS-GVO: Auskunftsrecht der betroffenen Person).
• Sollten dir dabei Fehler auffallen, hast du das Recht auf Berichtigung der Daten. (Art. 16 DS-GVO: Recht auf Berichtigung).
• Wenn du nicht möchtest, dass wir deine Daten weiterhin speichern, kannst du verlangen, dass wir diese löschen (Art. 17 DS-GVO: Recht auf Löschung).
• Wenn du nicht möchtest, dass wir deine Daten weiterhin nutzen, kannst du verlangen, dass wir die Verarbeitung einschränken (Art. 18 DS-GVO: Recht auf Einschränkung der Verarbeitung).
• Deine Daten in einem gängigen Format von uns zur Verfügung gestellt zu bekommen, um diese einem – von dir gewählten – Dritten weitergeben zu können. (Art. 20 DS-GVO: Recht auf Datenübertragbarkeit),
• Jederzeit Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einlegen (Art. 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG: Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde).

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Verarbeiten wir deine Daten auf Grundlage eines Berechtigten Interesses, hast du das Recht jederzeit der Nutzung deiner Daten zu widersprechen (Art. 21 DS-GVO: Widerspruchsrecht). In diesem Fall verarbeiten wir deine personenbezogenen Daten nicht mehr.

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Ausnahme:

Wir haben Gründe, die deine Rechte übertreffen, oder müssen deine Daten zur Verfolgung von Rechtsansprüchen nutzen.

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Direktwerbung:

Wenn deine Daten für Direktwerbung genutzt werden, kannst du auch dagegen jederzeit widersprechen.

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Wenn du uns eine Einwilligung erteilt hast, hast du das Recht, deine Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Alle Datenverarbeitungen, die wir bis zu deinem Widerruf vorgenommen haben, bleiben in diesem Fall rechtmäßig. Deine Einwilligung kannst du auf jedem Kommunikationskanal widerrufen, z.B. per E-Mail an privacy@join-ada.com Wenn du uns in dieser Nachricht mitteilst, künftig keine E-Mails erhalten zu wollen, werden wir an die von dir angegebene E-Mail-Adresse keine Nachrichten mehr versenden.